Política de tratamiento de datos fundación Social Crecer

OBJETO

Atendiendo lo establecido en la Ley 1581 de 2012, las políticas establecidas en este documento tienen como objeto garantizar el adecuado cumplimiento de la mencionada ley, por medio de la cual se desarrolla el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar toda la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho de información consagrado en el artículo 20 de la misma. Esta Política tiene un alcance para todas las sedes, sucursales y demás filiales que a la fecha de su promulgación tenga la FUNDACIÓN SOCIAL CRECER o que a futuro llegaren a existir.

RESPONSABILIDADES

El responsable por la definición y actualización de esta Política es de la Dirección General de la FUNDACIÓN SOCIAL CRECER o quien esta delegue, con la aprobación por parte de la Dirección y/o su Representante Legal. De igual manera, Dirección de la Fundación es la responsable de velar por su cumplimiento de esta política.

DEFINICIONES

• DATO PERSONAL: Es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
• TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, por ejemplo, candidatos en procesos de selección, empleados, clientes, potenciales clientes, proveedores y en general cualquier persona que suministre datos personales;
• BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
• AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
• TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento;
• RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

NORMAS y POLÍTICAS

➢ DEBERES DE LA FUNDACIÓN SOCIAL CRECER

Son deberes de la FUNDACIÓN SOCIAL CRECER con respecto al tratamiento de los datos personales del Titular de la información, en el marco de la ley 1581 de 2012:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar autorización al titular de la información para el tratamiento de sus datos personales, informándole sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar copia de la autorización de tratamiento de datos otorgada por el titular.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos legales.
• Observar lo establecido en el presente manual interno de políticas y procedimientos para la protección de datos personales. Dichas consultas o reclamos serán conservados.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

➢ DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

Los titulares de los datos personales contenidos en las bases de datos de la FUNDACIÓN SOCIAL CRECER, tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado por el responsable del tratamiento y/o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que el ha dado a sus datos personales;
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato en los términos de ley.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

➢ CONSULTAS:

✓ Los Titulares de los datos personales podrán consultar su información personal contenida en las bases de datos de la FUNDACIÓN SOCIAL CRECER.

✓ La FUNDACIÓN SOCIAL CRECER debe suministrar al titular de la información, y sólo a él, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

✓ La consulta se formulará mediante escrito y deberá ser radicada en Dirección de la Fundación Social Crecer.

✓ La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

➢ RECLAMOS:

El Titular que considere que la información contenida en una base de datos deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante la Dirección de la Fundación Social Crecer, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

✓ El reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

✓ En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

✓ El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

➢ TRANSFERENCIA DE INFORMACIÓN

Está totalmente prohibida la transferencia de datos personales a terceros no autorizados por el Titular de la Información o el uso de la información para fines diferentes al autorizado.

El incumplimiento de lo aquí previsto por parte de los empleados de la FUNDACIÓN SOCIAL CRECER será considerado como falta grave a sus obligaciones laborales y en consecuencia podrá dar lugar a la terminación de la relación laboral con justa causa, sin perjuicio de las acciones legales pertinentes.

IMPLEMENTACIÓN DE LA AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN PROCESOS ESPECÍFICOS.

➢ PROCESOS DE SELECCIÓN DE PERSONAL

De manera previa a la recolección de datos del candidato de manera presencial (teléfono, correo electrónico, información familiar, ingresos, estrato socioeconómico, etc.) se deberá solicitar al candidato la autorización de tratamiento de datos personales, según formato establecido.

NO SE PODRÁ PROCEDER A LA RECOLECCIÓN DE DATOS DEL CANDIDATO SIN QUE ÉSTE HAYA SUSCRITO O ACEPTADO MEDIANTE CUALQUIER MEDIO LA AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES.

Para los candidatos que aprueban el proceso de selección y son contratados, dicha autorización será archivada en la carpeta del trabajador y custodiada por el área encargada para que en caso de ser requerida pueda ser sujeto de consulta. El área encargada tomará las medidas pertinentes para que la información sea custodiada bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Para la recolección de datos por medios digitales tales como la página web de la Fundación Social Crecer se le informará al candidato las condiciones y términos de la página web, así como la autorización para el tratamiento de sus datos personales, los cuales deben ser aceptados por el titular de los datos.

Los datos recolectados dentro del proceso de selección deberán ser utilizados exclusivamente para los fines determinados dentro de la autorización.

➢ PROCESOS DE INTERVENCIÓN Y ATENCIÓN.

De manera previa a la recolección de datos de cualquier beneficiario (teléfono, correo electrónico, ingresos, etc.) se deberá solicitar a cada una de las personas la autorización de tratamiento de datos personales, según formato suministrado.

NO SE PODRÁ PROCEDER A LA RECOLECCIÓN DE DATOS DE LOS BENEFICIARIOS SIN QUE ÉSTE HAYA SUSCRITO O ACEPTADO MEDIANTE CUALQUIER MEDIO LAS CONDICIONES DE LA AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES.

En caso de que la autorización se otorgue mediante medio escrito, ésta será archivada y custodiada por el área encargada para que en caso de ser requerida pueda ser sujeto de consulta. El área de encargada tomará las medidas pertinentes para que la información sea custodiada bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Los datos recolectados dentro de los procesos de implementación de cada uno de los programas que ejecuta la Fundación Social Crecer, deberán ser utilizados exclusivamente para los fines determinados dentro de la autorización.

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES:

El Tratamiento sobre datos sensibles y los pertenecientes a niños, niñas y adolescentes está prohibido. No obstante, lo anterior, Fundación Social Crecer podrá realizar el tratamiento de datos de este tipo única y exclusivamente cuando medie autorización previa y expresa de su titular y/o Representante Legal.

NO SE PODRÁ PROCEDER A LA RECOLECCIÓN DE DATOS DE LOS NIÑOS, NIÑOS y ADOLESCENTES SIN QUE ÉSTE HAYA SUSCRITO O ACEPTADO MEDIANTE CUALQUIER MEDIO LAS CONDICIONES DE LA AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES.